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PDF statt E-Rechnung: Vorsteuerabzug ab 2027

Ab 2027 müssen größere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Was gilt, wenn trotzdem eine PDF kommt, wann deine Vorsteuer in Gefahr ist und was die Finanzverwaltung dazu geregelt hat.

Stand: 10. November 2026 · Alle Ratgeber

Kurz gesagt

  • Eine PDF ist 2027 nicht automatisch falsch. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 weiter PDF- oder Papierrechnungen schicken, dazu kommen dauerhafte Ausnahmen wie Rechnungen bis 250 €.
  • War der Aussteller zur E-Rechnung verpflichtet, ist seine PDF keine ordnungsmäßige Rechnung. Sie berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.
  • Verloren ist die Vorsteuer damit nicht. Der Aussteller kann die PDF durch eine E-Rechnung berichtigen, und das wirkt zurück.
  • 2027 gibt es Vertrauensschutz: Durftest du annehmen, dass der Aussteller noch unter die Übergangsregel fällt, wird der Vorsteuerabzug nicht allein wegen des Formats beanstandet.
  • Nicht jeder Prüffehler schadet. Entscheidend ist, ob ein Formatfehler vorliegt oder eine Pflichtangabe betroffen ist.

Warum das Format plötzlich über die Vorsteuer entscheidet

Vorsteuer ziehst du aus einer Rechnung, die nach §§ 14, 14a UStG ausgestellt ist (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Seit 2025 gehört dazu auch die Form: Zwischen Unternehmen in Deutschland ist die E-Rechnung vorgeschrieben, Papier und PDF sind nur noch über Übergangsregeln und Ausnahmen erlaubt. Bis Ende 2026 deckt die Übergangsregel praktisch jede Rechnung ab. Am 1. Januar 2027 endet sie für Aussteller mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026.

Die Pflicht trifft den Aussteller, die Folge trifft dich als Empfänger. Deshalb lohnt es sich, schon jetzt zu wissen, welche Rechnungen 2027 weiter als PDF kommen dürfen und was du bei den anderen tun kannst. Die Fristen im Einzelnen stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Wann eine PDF- oder Papierrechnung 2027 in Ordnung ist

Die Rechnung kommt vonWas 2027 gilt
Unternehmen mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz 2026PDF oder Papier bleibt für Leistungen aus 2027 erlaubt, wenn die Rechnung bis 31.12.2027 übermittelt wird. Eine PDF braucht wie bisher deine Zustimmung.
Kleinunternehmer nach § 19 UStGPDF oder Papier ist immer erlaubt (§ 34a UStDV). Diese Rechnungen weisen ohnehin keine Umsatzsteuer aus.
Jedem Unternehmen, Rechnung bis 250 € bruttoKleinbetragsrechnungen dürfen immer als PDF oder Papier kommen (§ 33 UStDV), ebenso Fahrausweise.
Unternehmen im AuslandDie Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind.
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz 2026E-Rechnung ist Pflicht. Eine PDF oder ein Kassenbon über mehr als 250 € ist keine ordnungsmäßige Rechnung.
Jedem Unternehmen, Leistung aus 2026, Rechnung erst 2027Nach dem Wortlaut des Gesetzes greift keine der Übergangsregeln. In der Regel ist dann eine E-Rechnung nötig, auch von kleinen Ausstellern.

Ab 2028 fällt die erste Zeile weg. Dann müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, und nur die dauerhaften Ausnahmen bleiben.

PDF trotz Pflicht: was das für deine Vorsteuer heißt

Die Finanzverwaltung sagt es deutlich: Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung und kommt stattdessen eine sonstige Rechnung, ist das keine ordnungsmäßige Rechnung. Sie berechtigt „dem Grunde nach“ nicht zum Vorsteuerabzug (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 55 und 56, Abschnitt 15.2a Abs. 1 UStAE).

Dabei bleibt es aber nicht. Dieselben Schreiben nennen drei Wege, auf denen die Vorsteuer erhalten bleibt:

1. Berichtigung durch eine E-Rechnung

Der Aussteller kann die PDF durch eine E-Rechnung berichtigen. Die E-Rechnung muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen und erkennen lassen, dass sie diese berichtigt. Die Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt zurück, zu dem die erste Rechnung ausgestellt wurde (Rn. 57). Eine zweite PDF reicht dafür nicht: Besteht die Pflicht, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 20).

2. Nachweis ohne Berichtigung

Kommt keine E-Rechnung nach, zählen die Angaben der PDF als mögliche Nachweise. Unter einem strengen Maßstab kann der Vorsteuerabzug möglich sein, wenn das Finanzamt alle Angaben hat, um die Voraussetzungen zu prüfen. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung werden diese Voraussetzungen laut Finanzverwaltung „regelmäßig erfüllt sein“ (Rn. 58, Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE). Das ist eine Prüfung im Einzelfall. Mit einer berichtigten E-Rechnung stellt sich die Frage gar nicht erst.

3. Vertrauensschutz in der Übergangszeit

Allein wegen des falschen Formats wird der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn du nach den Informationen, die dir vorlagen, davon ausgehen konntest, dass der Aussteller die Übergangsregel nutzen durfte (Rn. 59). Das betrifft 2027 vor allem die 800.000-Euro-Grenze.

Woher sollst du den Umsatz deines Lieferanten kennen?

Gar nicht, jedenfalls nicht genau. Die Finanzverwaltung verlangt keine Nachforschungen, die über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinausgehen. Was du ohnehin weißt, musst du aber berücksichtigen (Rn. 59). Genannt werden:

  • dein eigener Vorjahresumsatz mit diesem Lieferanten,
  • die bekannte Größe des Lieferanten,
  • Kenntnisse aus verbundenen Unternehmen.

Bei einer Baumarktkette, einem Mobilfunkanbieter oder einem Energieversorger liegt auf der Hand, dass der Umsatz über 800.000 € liegt. Bei einer Grafikerin, die allein arbeitet, eher nicht. Dazwischen liegt ein weites Feld. Bist du unsicher, kann eine kurze schriftliche Nachfrage beim Lieferanten festhalten, wovon du ausgegangen bist. Vorgeschrieben ist sie nicht.

Kassenbon, Baumarkt, Tankstelle

Bis 250 € brutto ändert sich nichts, der Kassenbon bleibt als Kleinbetragsrechnung gültig. Darüber ist ein Bon aus dem Kassensystem eine sonstige Rechnung. Ist der Händler zur E-Rechnung verpflichtet, kann er den Bon durch eine E-Rechnung berichtigen (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE nennt Kassensystem und Taxameter ausdrücklich als Beispiele).

Der Händler muss allerdings wissen, dass du für dein Unternehmen einkaufst. Konnte er das nicht erkennen, wird ihm der Verstoß nicht vorgeworfen. Für deinen Vorsteuerabzug gelten trotzdem die Regeln oben (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 5 bis 7). Wer ab 2027 für mehr als 250 € betrieblich einkauft, sagt das also am besten an der Kasse und bittet um eine E-Rechnung.

E-Rechnung bekommen, aber die Prüfung meldet Fehler

Im Netz liest man beides: Jeder Prüffehler koste die Vorsteuer, oder Prüfen sei egal. Die Finanzverwaltung unterscheidet genauer.

BefundWas er steuerlich bedeutet
FormatfehlerDie Datei hält die Syntax des Formats nicht ein, oder die XML einer ZUGFeRD-PDF lässt sich nicht richtig auslesen. Steuerlich ist sie dann eine sonstige Rechnung und wird wie eine PDF behandelt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a).
GeschäftsregelfehlerEine Prüfregel ist verletzt, die Datei bleibt aber steuerlich eine E-Rechnung. Der Fehler schadet nur, wenn er eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG betrifft. Eine fehlende Käuferreferenz (BT-10) ist umsatzsteuerlich unbeachtlich (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22 und 23).
Inhaltsfehler ohne BefundDie Prüfung ist grün, aber eine Pflichtangabe stimmt nicht, zum Beispiel der Steuersatz. Das findet keine Software sicher. Die Prüfung ersetzt deshalb nicht deinen eigenen Blick auf die Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a).

Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Prüfung darfst du dich bei kaufmännischer Sorgfalt verlassen. Zum Nachweis bietet es sich laut Finanzverwaltung an, den Prüfbericht aufzubewahren (Rn. 35a). Wie du E-Rechnungen öffnest und prüfst, steht im Ratgeber E-Rechnung öffnen und prüfen.

Kein Bußgeld für den Aussteller, aber ein Anspruch für dich

Wer trotz Pflicht eine PDF statt einer E-Rechnung ausstellt, begeht damit keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 28). Der Aussteller hat also wenig eigenen Druck. Umso wichtiger ist, dass du selbst nachfragst.

Dabei hilft dir das Zivilrecht: Besteht eine Pflicht zur Rechnung, hast du als Leistungsempfänger einen Anspruch auf eine ordnungsmäßige Rechnung. Das gilt auch, wenn ein übersandter Datensatz die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllt (Abschnitt 14.1 Abs. 10 UStAE). Ob du bis dahin die Zahlung zurückhalten darfst, ist keine Frage des Steuerrechts. Das hängt von deinem Vertrag und vom Einzelfall ab.

E-Rechnungen, die noch 2026 ausgestellt wurden

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 stellt zusätzliche Anforderungen, etwa an die Leistungsbeschreibung in den Rechnungsdaten. Für E-Rechnungen, die bis 31.12.2026 ausgestellt wurden und den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, wird es nicht beanstandet, wenn sie diese Zusätze noch nicht erfüllen. Das gilt ausdrücklich auch für den Vorsteuerabzug.

Was du jetzt tun kannst

  1. Geh deine wichtigsten Lieferanten durch und merke dir die, die erkennbar groß sind.
  2. Nenne ihnen eine E-Mail-Adresse für Rechnungen und bitte ab Januar 2027 um E-Rechnungen.
  3. Bitte um Rechnungen für Leistungen aus 2026 noch im Dezember.
  4. Prüfe eingehende Dateien bald nach Eingang und lege Original und Prüfbericht zusammen ab.
  5. Kommt von einem verpflichteten Aussteller eine PDF, fordere eine E-Rechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung an.
  6. Sag bei betrieblichen Einkäufen über 250 € an der Kasse, dass du eine E-Rechnung brauchst.

Im Video: so geht es in der App

XRechnung öffnen und prüfen – lesbar statt XML-Code

Beim Abspielen lädt das Video von YouTube, dabei werden Daten an YouTube übertragen (Datenschutz). Oder direkt auf YouTube ansehen.

So hilft E-Rechnung-Studio

Lege eingehende Rechnungen in E-Rechnung-Studio ab, als XML oder als PDF. Die App prüft E-Rechnungen offline und ordnet jeden Befund ein: Formatfehler, verletzte Geschäftsregel oder bloßer Hinweis. Bei einer PDF ohne Rechnungsdaten erinnert sie an die Übergangsregel. Für die Vorsteuer macht die App einen Vorschlag, die Entscheidung triffst du. Originaldatei und Prüfergebnis bleiben zusammen abgelegt.

  • Kostenlos: Die Community-Version kostet 0 €, ohne Mengenlimit und auch für gewerbliche Nutzung.
  • Open Source: Der Quellcode liegt offen auf GitHub (MPL-2.0). Jeder kann nachsehen, was die App mit deinen Daten macht.
  • Lokal und offline: Rechnungen und Kundendaten bleiben auf deinem Gerät. Ein Konto brauchst du nicht.
  • Amtliche Prüfregeln eingebaut: XRechnung und EN 16931 werden nach den Regeln der KoSIT geprüft, ohne Java und mit veröffentlichtem Abgleich gegen die Referenzprüfer.
  • Für macOS, Windows und Linux.

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Häufige Fragen

Kann ich 2027 aus einer PDF-Rechnung noch Vorsteuer ziehen?

Das hängt vom Aussteller ab. Durfte er noch eine PDF- oder Papierrechnung schicken, etwa weil sein Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro lag oder die Rechnung bis 250 Euro geht, ändert sich nichts. War er zur E-Rechnung verpflichtet, ist die PDF keine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Die Finanzverwaltung nennt dafür aber drei Auswege: Berichtigung durch eine E-Rechnung, Nachweis auf anderem Weg und Vertrauensschutz während der Übergangszeit.

Woran erkenne ich, ob mein Lieferant E-Rechnungen ausstellen muss?

Von außen oft gar nicht, denn es kommt auf seinen Gesamtumsatz im Jahr 2026 an. Die Finanzverwaltung verlangt keine Nachforschungen über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinaus. Was du weißt, zählt aber: dein eigener Vorjahresumsatz mit diesem Lieferanten, seine bekannte Größe oder Kenntnisse aus verbundenen Unternehmen (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 59).

Was mache ich, wenn ein großer Lieferant weiter PDF-Rechnungen schickt?

Bitte ihn um eine E-Rechnung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Diese Berichtigung wirkt nach Auffassung der Finanzverwaltung unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ersten Rechnung zurück. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, hast du darauf auch einen zivilrechtlichen Anspruch (Abschnitt 14.1 Abs. 10 UStAE).

Kostet jeder Fehler im Prüfbericht den Vorsteuerabzug?

Nein. Ein Formatfehler macht die Datei steuerlich zu einer sonstigen Rechnung, sie wird dann wie eine PDF behandelt. Ein Geschäftsregelfehler schadet nur, wenn er eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG betrifft. Eine fehlende Käuferreferenz (BT-10) ist zum Beispiel umsatzsteuerlich unbeachtlich.

Droht ein Bußgeld, wenn statt einer E-Rechnung eine PDF verschickt wird?

Nein. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (Rn. 28) ist es keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG, wenn trotz Pflicht eine sonstige Rechnung ausgestellt wird. Die Rechnung ist trotzdem nicht ordnungsmäßig, und das Risiko beim Vorsteuerabzug liegt beim Empfänger.

Bin ich als Kleinunternehmer betroffen?

Beim Vorsteuerabzug nicht, denn Kleinunternehmer nach § 19 UStG ziehen keine Vorsteuer. Deine eigenen Rechnungen darfst du weiter als Papier oder PDF verschicken (§ 34a UStDV). E-Rechnungen empfangen und aufbewahren musst du trotzdem können.

Wird die E-Rechnungspflicht ab 2027 noch verschoben?

Stand 10. November 2026 ist nichts beschlossen. Handwerksverbände fordern, die Stufe für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz um ein Jahr auf 2028 zu verschieben. Ein Gesetzentwurf dazu war bis Anfang November 2026 nicht bekannt. Es gelten die Fristen aus § 27 Abs. 38 UStG.

Quellen

Weitere Ratgeber

Diese Seite erklärt die allgemeine Rechtslage und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was für dich gilt, hängt von deinem Einzelfall ab. Fehler gefunden? Schreib uns an kontakt@papierleicht.de.