ZUGFeRD-Rechnung erstellen

ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Welche Profile als E-Rechnung zählen, was technisch dahintersteckt und wie du eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellst.

Stand: 9. November 2026 · Alle Ratgeber

Kurz gesagt

ZUGFeRD ist eine PDF/A-3 mit eingebetteter XML im Format CII. Factur-X ist dasselbe.
Als E-Rechnung zählen die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG, nicht MINIMUM und BASIC WL.
Maßgeblich ist der XML-Teil. PDF und XML müssen übereinstimmen.
Für die meisten Rechnungen ist das Profil EN 16931 die richtige Wahl.

Wie eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut ist

Von außen ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine PDF wie jede andere. Innen steckt als Anhang eine XML-Datei, meist factur-x.xml, mit allen Rechnungsangaben in der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Die PDF muss dem Archivstandard PDF/A-3 entsprechen, weil nur er eingebettete Dateien erlaubt und gleichzeitig Langzeitlesbarkeit verlangt. In den Metadaten der PDF steht, welches Profil die XML hat.

Wer die Rechnung von Hand öffnet, sieht nur die PDF. Ein Buchhaltungsprogramm liest die XML und übernimmt Lieferant, Beträge, Steuer und IBAN, ohne dass jemand tippen muss.

Die Profile im Überblick

Profil	Inhalt und Einsatz
MINIMUM	Nur Kopfdaten und Summen. Keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
BASIC WL	Kopfdaten ohne Positionen. Keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
BASIC	Kopfdaten und Positionen in einfacher Form. Reicht für einfache Rechnungen.
EN 16931	Alle Angaben der europäischen Norm, früher COMFORT genannt. Die Standardwahl.
EXTENDED	Zusätzliche Felder über die Norm hinaus, etwa für komplexere Abrechnungen. Nur wenn nötig.
XRECHNUNG	XRechnung-Daten in einer PDF. Behördenportale wollen meist die reine XML, siehe XRechnung erstellen.

PDF und XML müssen übereinstimmen

Früher galt bei ZUGFeRD die PDF als die eigentliche Rechnung. Seit der E-Rechnungspflicht ist es umgekehrt: Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Steht in der PDF ein anderer Betrag als in der XML, kann das beim Kunden zu Problemen mit dem Vorsteuerabzug führen.

Deshalb gilt: PDF und XML immer zusammen aus denselben Daten erzeugen und die fertige PDF nicht nachträglich bearbeiten. Ein Rechnungsprogramm übernimmt das automatisch. Eine Word-Vorlage mit nachträglich angehängter XML ist fehleranfällig.

Schritt für Schritt mit E-Rechnung-Studio

Firmendaten eintragen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und Bankverbindung. Dein Logo erscheint in der PDF.
Kunden und Leistungen anlegen: einmal, danach wählst du sie aus.
Rechnung schreiben: Positionen, Leistungsdatum, Zahlungsziel. Summen und Steuer rechnet die App.
Profil wählen: „ZUGFeRD / Factur-X · EN 16931“ ist voreingestellt, BASIC und EXTENDED stehen zur Wahl.
Ausstellen: Die App prüft die XML nach EN 16931 und erzeugt die PDF/A-3b. Bei einem Fehler zeigt sie das betroffene Feld.
Verschicken: Die PDF geht per E-Mail an deinen Kunden, direkt aus der App über dein eigenes E-Mail-Konto.

Empfangene ZUGFeRD-Rechnungen prüfen

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht immer korrekt aus, denn die PDF zeigt nicht, ob die XML stimmt. Prüfen lohnt sich deshalb gerade hier: Ist überhaupt eine XML eingebettet? Hat sie ein Profil ab BASIC? Bestehen die Daten die Regeln der Norm? Wie das geht, steht im Ratgeber E-Rechnung öffnen und prüfen.

Im Video: so geht es in der App

E-Rechnung kostenlos erstellen (ZUGFeRD) – Schritt für Schritt

Beim Abspielen lädt das Video von YouTube, dabei werden Daten an YouTube übertragen (Datenschutz). Oder direkt auf YouTube ansehen.

So hilft E-Rechnung-Studio

E-Rechnung-Studio erzeugt PDF und XML aus denselben Rechnungsdaten, bettet die XML als PDF/A-3b ein und prüft sie vor dem Ausstellen nach EN 16931. Die erzeugten PDFs werden in der Entwicklung regelmäßig mit dem Referenzprüfer Mustang und veraPDF abgeglichen. Dein Kunde bekommt eine ganz normale PDF, seine Buchhaltung die Daten dazu.

Kostenlos: Die Community-Version kostet 0 €, ohne Mengenlimit und auch für gewerbliche Nutzung.
Open Source: Der Quellcode liegt offen auf GitHub (MPL-2.0). Jeder kann nachsehen, was die App mit deinen Daten macht.
Lokal und offline: Rechnungen und Kundendaten bleiben auf deinem Gerät. Ein Konto brauchst du nicht.
Amtliche Prüfregeln eingebaut: XRechnung und EN 16931 werden nach den Regeln der KoSIT geprüft, ohne Java und mit veröffentlichtem Abgleich gegen die Referenzprüfer.
Für macOS, Windows und Linux.

Demo im Browser starten Kostenlos herunterladen Quellcode auf GitHub

Häufige Fragen

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung, in der die Rechnungsdaten zusätzlich als XML-Datei stecken. Menschen lesen die PDF, Buchhaltungsprogramme lesen die XML. ZUGFeRD kommt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und ist technisch gleich mit dem französischen Factur-X.

Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung im Sinne der Pflicht ab 2025?

Ja, ab Version 2.0.1 und ab dem Profil BASIC. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Angaben und gelten nicht als E-Rechnung.

Welches ZUGFeRD-Profil soll ich wählen?

EN 16931 (früher COMFORT) passt für fast alle Rechnungen. BASIC reicht für einfache Rechnungen. EXTENDED nimmst du, wenn dein Kunde es verlangt oder du Angaben brauchst, die EN 16931 nicht kennt.

Was gilt, wenn PDF und XML unterschiedliche Angaben enthalten?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Deshalb sollten PDF-Ansicht und XML aus denselben Daten entstehen und nie getrennt bearbeitet werden.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen?

Ja. E-Rechnung-Studio erstellt ZUGFeRD und Factur-X in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED als PDF/A-3b, in der kostenlosen Community-Version ohne Mengenlimit. Die App ist Open Source und läuft offline auf macOS, Windows und Linux.

Kann ich eine vorhandene PDF in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?

Nicht sinnvoll. Die XML muss genau die Angaben der Rechnung enthalten, und die PDF muss als PDF/A-3 gebaut sein. Zuverlässig klappt das nur, wenn beides aus denselben Rechnungsdaten erzeugt wird.

Quellen

FeRD: Forum elektronische Rechnung Deutschland, Herausgeber von ZUGFeRD
FNFE-MPE: Factur-X: französisches Gegenstück, gleiche technische Spezifikation
§ 14 UStG: Begriff der E-Rechnung, EN 16931
Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026

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