E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kurz gesagt

• Ausstellen: Als Kleinunternehmer darfst du weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, auch ab 2027 und 2028.
• Empfangen: Seit 2025 musst du E-Rechnungen annehmen können. Ablehnen kannst du sie nicht.
• Freiwillig: E-Rechnungen schreiben darfst du trotzdem. Viele Geschäftskunden wünschen sie.
• Aufbewahren: Empfangene E-Rechnungen hebst du acht Jahre im Original auf.

Ausstellen: keine Pflicht

Seit 2025 gilt in Deutschland nach und nach eine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen. Für Kleinunternehmer gibt es eine dauerhafte Ausnahme: Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, kann „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden (§ 34a Satz 4 UStDV). Sonstige Rechnung heißt: Papier oder ein elektronisches Format ohne strukturierte Daten, zum Beispiel eine PDF.

Die Ausnahme hängt an der Steuerbefreiung, nicht an dir als Person. Überschreitest du die Umsatzgrenzen, bist du kein Kleinunternehmer mehr und die allgemeinen Regeln gelten, siehe E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Die Umsatzgrenzen seit 2025

Beide Beträge sind Nettobeträge, berechnet nach den Einnahmen, die du tatsächlich bekommen hast (§ 19 Abs. 2 UStG). Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit. Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Befreiung nach Auffassung der Finanzverwaltung schon mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab dann stellst du Rechnungen mit Umsatzsteuer aus.

Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört

Nach § 34a UStDV braucht eine Rechnung über steuerfreie Kleinunternehmer-Umsätze mindestens:

1. vollständigen Namen und Anschrift von dir und von deinem Kunden,
2. deine Steuernummer, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung,
5. den Betrag in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG),
6. bei einer Gutschrift, die dein Kunde für dich ausstellt, das Wort „Gutschrift“.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht ausdrücklich. Für deine Buchhaltung und für Rückfragen deiner Kunden ist sie trotzdem üblich und sinnvoll. Ein typischer Hinweis lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Empfangen: Pflicht für alle seit 2025

Schickt dir ein Unternehmen aus Deutschland eine E-Rechnung für dein Unternehmen, braucht es dafür keine Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Eine XRechnung ist aber eine XML-Datei, die im Browser oder Texteditor nur als Code erscheint. Du brauchst also ein Programm, das sie lesbar anzeigt.

Die Vorsteuer spielt für dich als Kleinunternehmer keine Rolle. Aufbewahren musst du die Rechnungen trotzdem: acht Jahre, und zwar die Datei so, wie du sie bekommen hast (§ 14b UStG). Ein Ausdruck allein reicht nicht. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung öffnen und prüfen.

Freiwillig E-Rechnungen schreiben

Viele Geschäftskunden stellen ihre Buchhaltung auf E-Rechnungen um und bitten auch Kleinunternehmer darum. Behörden des Bundes verlangen sie meist ohnehin. Freiwillig darfst du jederzeit eine E-Rechnung schicken. Weil keine Pflicht besteht, braucht das wie bei einer PDF die Zustimmung deines Kunden. Fragt er selbst nach XRechnung oder ZUGFeRD, liegt sie vor.

So sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung im strukturierten Teil aus:

• Steuerkategorie E (steuerbefreit) mit 0 % und dem Befreiungsgrund, zum Beispiel „Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG“.
• Deine Steuernummer oder USt-IdNr. als Kennung des Verkäufers. Ohne sie lehnt die Prüfung nach EN 16931 die Rechnung ab.
• Für XRechnung zusätzlich die Angaben, die XRechnung immer verlangt, etwa Käuferreferenz und Ansprechpartner. Siehe XRechnung erstellen.

Für die meisten Kunden ist ZUGFeRD die einfachste Wahl: eine normale PDF, in der die Rechnungsdaten zusätzlich als XML stecken. Wer sie nicht maschinell verarbeitet, liest sie wie jede andere PDF.

Was du jetzt tun kannst

1. Prüfe deinen Umsatz: höchstens 25.000 € im Vorjahr und unter 100.000 € in diesem Jahr.
2. Sorge dafür, dass du E-Rechnungen empfangen, lesen und im Original aufbewahren kannst.
3. Frag deine Geschäftskunden, ob sie E-Rechnungen möchten und in welchem Format.
4. Halte deine Steuernummer bereit. Ohne sie lässt sich keine gültige E-Rechnung erstellen.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 UStG steuerfrei sind, dürfen immer als Papier- oder PDF-Rechnung übermittelt werden (§ 34a Satz 4 UStDV). Das gilt auch ab 2027 und 2028.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 darf dir ein Unternehmen aus Deutschland eine E-Rechnung schicken, ohne dich vorher zu fragen. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang, zum Lesen brauchst du aber ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigen kann.

Darf ich als Kleinunternehmer trotzdem E-Rechnungen schreiben?

Ja. Freiwillig ist das jederzeit möglich, viele Geschäftskunden und Behörden wünschen es sogar. Weil du nicht verpflichtet bist, braucht das Verschicken wie bei einer PDF die Zustimmung des Empfängers. Steuer weist du auch in der E-Rechnung nicht aus; sie trägt stattdessen den Hinweis auf § 19 UStG.

Welche Grenzen gelten für Kleinunternehmer seit 2025?

Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Beide Beträge sind Nettobeträge nach vereinnahmten Entgelten.

Braucht eine Kleinunternehmer-Rechnung eine Steuernummer?

Ja. § 34a UStDV verlangt die Steuernummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Auch die Prüfregeln der E-Rechnung verlangen eine dieser Kennungen.

Wie lange muss ich empfangene E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG), und zwar die strukturierte Datei so, wie du sie bekommen hast. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Quellen

• § 19 UStG: Kleinunternehmer, Umsatzgrenzen 25.000 und 100.000 Euro
• § 34a UStDV: Pflichtangaben und Papier- oder PDF-Rechnung für Kleinunternehmer
• § 14 UStG: E-Rechnung, Zustimmung des Empfängers, Pflicht im Inland
• § 14b UStG: Aufbewahrung
• Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben zur E-Rechnung und zur Kleinunternehmerregelung

Weitere Ratgeber

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