E-Rechnung öffnen und prüfen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei und im Browser nur Code. Wie du E-Rechnungen lesbar öffnest, was beim Prüfen zählt und wie du sie richtig aufbewahrst.
Stand: 9. November 2026 · Alle Ratgeber
Kurz gesagt
- XRechnung ist reines XML. Zum Lesen brauchst du einen Viewer.
- ZUGFeRD öffnet sich wie jede PDF. Ob die eingebettete XML stimmt, siehst du so aber nicht.
- Prüfen zeigt, ob die Datei eine gültige E-Rechnung ist und wo etwas fehlt.
- Aufbewahren musst du die Originaldatei acht Jahre, den Prüfbericht am besten dazu.
Warum du nur Code siehst
Eine XRechnung enthält keine Seite zum Ansehen, sondern nur Daten mit Feldnamen wie cbc:PayableAmount oder ram:GrandTotalAmount. Browser und Texteditor zeigen diese
Daten roh an. Erst ein Viewer setzt sie zu einer Rechnung mit Absender, Positionen, Summen und Bankverbindung
zusammen.
Bei ZUGFeRD ist es umgekehrt: Die PDF ist lesbar, die XML steckt unsichtbar darin. Für die Steuer ist aber der XML-Teil maßgeblich. Mehr dazu im Ratgeber ZUGFeRD-Rechnung erstellen.
Drei Wege, eine E-Rechnung zu öffnen
| Weg | Was du wissen solltest |
|---|---|
| Programm auf deinem Gerät | Die Datei bleibt bei dir, geht auch ohne Internet. Gute Programme prüfen gleich mit und legen die Rechnung ab. |
| Online-Viewer | Schnell ausprobiert, die Datei wird aber meist auf einen fremden Server geladen. Prüfe Betreiber und Datenschutz. |
| Prüftool der KoSIT | Die amtliche Referenz, ein Java-Programm für die Kommandozeile. Gut für Fachleute, für den Alltag umständlich. |
Was beim Prüfen zählt
Eine empfangene E-Rechnung prüfst du auf zwei Ebenen:
- Technisch: Ist die Datei eine E-Rechnung nach EN 16931? Entspricht sie dem XML-Schema und den Geschäftsregeln? Bei ZUGFeRD: Ist überhaupt eine XML eingebettet, und hat sie ein Profil ab BASIC?
- Inhaltlich: Stehen die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG darin, etwa Steuernummer, Leistungsdatum und Steuerbetrag? Stimmt die Rechnung mit Bestellung und Lieferung überein? Ist sie rechnerisch richtig?
Nicht jeder Befund wiegt gleich. Ein Formatfehler kann bedeuten, dass die Datei keine E-Rechnung ist. Ein Hinweis zu einem Detail kann unwichtig sein. Im Zweifel bittest du den Absender um eine korrigierte Rechnung. Ob eine Rechnung für den Vorsteuerabzug reicht, hängt vom Einzelfall ab.
Empfang organisieren
- Nenne deinen Lieferanten eine E-Mail-Adresse nur für Rechnungen. So gehen sie nicht im Postfach unter.
- Lege empfangene Dateien unverändert ab, nicht nur einen Ausdruck oder Screenshot.
- Prüfe Rechnungen bald nach Eingang. Dann kannst du Korrekturen anfordern, solange der Vorgang frisch ist.
Richtig aufbewahren
Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, ab Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b UStG). Aufzubewahren ist die E-Rechnung so, wie du sie bekommen hast, also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF. Sie muss die ganze Zeit lesbar und unverändert bleiben. Laut Finanzverwaltung bietet es sich außerdem an, den Prüfbericht mit aufzubewahren.
Im Video: so geht es in der App
XRechnung öffnen und prüfen – lesbar statt XML-Code
Beim Abspielen lädt das Video von YouTube, dabei werden Daten an YouTube übertragen (Datenschutz). Oder direkt auf YouTube ansehen.
So hilft E-Rechnung-Studio
Öffne eine XRechnung oder ZUGFeRD-PDF mit E-Rechnung-Studio: Die App zeigt sie als lesbare Rechnung, prüft sie offline nach den Regeln von EN 16931 und XRechnung und erklärt jeden Befund in einem Satz. Anhänge öffnest du direkt, Originaldatei und Prüfergebnis bleiben zusammen abgelegt. Ob du eine Rechnung annimmst, entscheidest du.
- Kostenlos: Die Community-Version kostet 0 €, ohne Mengenlimit und auch für gewerbliche Nutzung.
- Open Source: Der Quellcode liegt offen auf GitHub (MPL-2.0). Jeder kann nachsehen, was die App mit deinen Daten macht.
- Lokal und offline: Rechnungen und Kundendaten bleiben auf deinem Gerät. Ein Konto brauchst du nicht.
- Amtliche Prüfregeln eingebaut: XRechnung und EN 16931 werden nach den Regeln der KoSIT geprüft, ohne Java und mit veröffentlichtem Abgleich gegen die Referenzprüfer.
- Für macOS, Windows und Linux.
Demo im Browser starten Kostenlos herunterladen Quellcode auf GitHub
Häufige Fragen
Wie öffne ich eine XRechnung?
Mit einem Programm, das XRechnung lesbar anzeigt. Im Browser oder Texteditor siehst du nur den XML-Code. E-Rechnung-Studio öffnet XRechnung in UBL und CII sowie ZUGFeRD kostenlos und offline und zeigt sie als normale Rechnung an.
Kann ich eine E-Rechnung ablehnen?
Nein. Seit 2025 braucht ein Unternehmen aus Deutschland deine Zustimmung nicht, um dir für dein Unternehmen eine E-Rechnung zu schicken (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Du musst sie annehmen und aufbewahren können.
Sind Online-Viewer für XRechnung sicher?
Viele Online-Viewer laden die Datei auf einen Server. Eine Rechnung enthält Namen, Anschriften, Beträge und Bankverbindungen. Prüfe deshalb, wer den Dienst betreibt und was mit der Datei passiert, oder nutze ein Programm, das lokal auf deinem Gerät arbeitet.
Was bedeutet ein Fehler bei der Prüfung einer empfangenen E-Rechnung?
Nicht jeder Befund ist gleich schwer. Ein Formatfehler kann bedeuten, dass die Datei keine gültige E-Rechnung ist. Andere Befunde betreffen Einzelheiten. Im Zweifel bittest du den Absender um eine korrigierte Rechnung.
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken?
Nein. Aufzubewahren ist die Datei so, wie du sie bekommen hast, acht Jahre lang (§ 14b UStG). Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF reicht allein nicht.
Wie erkenne ich, ob eine PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist?
Von außen gar nicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält eine eingebettete XML-Datei. Ein Prüfprogramm zeigt dir, ob eine XML vorhanden ist und welches Profil sie hat. Ohne XML ist die PDF keine E-Rechnung.
Quellen
- § 14 UStG: E-Rechnung, Empfang ohne Zustimmung, Pflichtangaben
- § 14b UStG: Aufbewahrung acht Jahre
- KoSIT: XRechnung: Standard und Prüfregeln
- Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026, auch zur Aufbewahrung des Prüfberichts
Weitere Ratgeber
- E-Rechnungspflicht 2027 und 2028Wer wann E-Rechnungen ausstellen muss, die 800.000-Euro-Grenze, die Ausnahmen und die Falle beim Jahreswechsel.
- E-Rechnung für KleinunternehmerAusstellen musst du nicht, empfangen schon. Pflichtangaben, Umsatzgrenzen und wie eine § 19-Rechnung als E-Rechnung aussieht.
- XRechnung erstellenWas XRechnung ist, UBL oder CII, Leitweg-ID, die häufigsten Prüffehler und der Weg ins Behördenportal.
- ZUGFeRD-Rechnung erstellenWelche Profile als E-Rechnung zählen, warum PDF/A-3, und was gilt, wenn Bild und XML voneinander abweichen.
Diese Seite erklärt die allgemeine Rechtslage und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was für dich gilt, hängt von deinem Einzelfall ab. Fehler gefunden? Schreib uns an kontakt@papierleicht.de.