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E-Rechnungspflicht 2027 und 2028

Wer wann E-Rechnungen ausstellen muss, wer ausgenommen ist und worauf du beim Jahreswechsel achten solltest. Mit den Gesetzesstellen zum Nachlesen.

Stand: 8. November 2026

Kurz gesagt

  • Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
  • Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen.
  • Ab 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen, auch für kleinere.
  • Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Rechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden.
  • Eine PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Der Zeitplan

Leistung ausgeführtWas gilt beim Ausstellen
2025 und 2026Papier- oder PDF-Rechnung erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Gilt für Rechnungen, die bis 31.12.2026 übermittelt werden.
2027, Vorjahresumsatz über 800.000 €E-Rechnung Pflicht. Ausnahme: ein bestehendes EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers.
2027, Vorjahresumsatz bis 800.000 €Papier- oder PDF-Rechnung noch erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Gilt für Rechnungen, die bis 31.12.2027 übermittelt werden.
ab 2028E-Rechnung Pflicht für alle, außer in den Ausnahmen unten.

Grundlage sind § 14 Abs. 2 UStG und die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG. Die 800.000 € beziehen sich auf den Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr nach § 19 Abs. 2 UStG, für 2027 also auf 2026.

Achtung beim Jahreswechsel 2026/2027

Die Übergangsregeln hängen an zwei Daten: wann die Leistung ausgeführt wurde und bis wann die Rechnung übermittelt wird. Für Leistungen aus 2026 endet die Erleichterung am 31.12.2026. Für Leistungen aus 2027 gilt die Erleichterung bis 800.000 € erst ab dann.

Nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG fällt deshalb eine Leistung aus dem Dezember 2026, die du erst im Januar 2027 abrechnest, unter keine der beiden Erleichterungen. Ist sie nicht ausgenommen, braucht sie in der Regel eine E-Rechnung, auch bei kleinem Umsatz. Wer das vermeiden will, schickt Rechnungen für 2026 noch im Dezember.

Wen die Pflicht betrifft und wen nicht

Die Pflicht gilt für Rechnungen an andere Unternehmen für deren Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechtsform und Branche spielen keine Rolle, auch Freiberufler und Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit zählen dazu.

Papier oder PDF bleiben immer erlaubt für:

  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV)
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
  • Fahrausweise (§ 34 UStDV)
  • Rechnungen an Privatkunden
  • steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Heilbehandlungen oder Vermietung
  • Kunden im Ausland

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich maschinell verarbeiten (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder sich verlustfrei in sie übertragen lassen.

  • XRechnung: reine XML-Datei, der Standard für Rechnungen an Behörden.
  • ZUGFeRD / Factur-X ab Version 2.0.1: PDF mit eingebetteter XML. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.

Eine PDF aus Word oder einem Rechnungsprogramm ohne eingebettete XML ist eine sonstige Rechnung, ebenso ein Scan oder ein Foto.

Empfangen: seit 2025 Pflicht für alle

Schickt dir ein Unternehmen aus Deutschland eine E-Rechnung für dein Unternehmen, braucht es dafür keine Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Du kannst sie also nicht ablehnen. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang. Eine XRechnung ist aber eine XML-Datei, und zum Lesen und Prüfen brauchst du ein Programm, das sie anzeigen kann.

Aufbewahren

Rechnungen werden acht Jahre aufbewahrt, ab Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b UStG). Aufzubewahren ist die strukturierte Datei, so wie sie verschickt oder empfangen wurde. Sie muss die ganze Zeit lesbar bleiben. Ein Ausdruck allein reicht nicht.

Was sich 2028 außerdem ändert

Für Rechnungen, die nach dem 31.12.2027 ausgestellt werden, gibt es eine neue Pflichtangabe: Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert (Ist-Versteuerung), schreibt das auf die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG). Der Empfänger kann die Vorsteuer aus solchen Rechnungen dann erst mit der Zahlung abziehen.

Was du jetzt tun kannst

  1. Prüfe, ob deine Kunden Unternehmen in Deutschland sind und ob eine der Ausnahmen für dich gilt.
  2. Schau, wie hoch dein Gesamtumsatz 2026 ist. Davon hängt ab, ob du 2027 schon umstellen musst.
  3. Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen, anzeigen und aufbewahren kannst.
  4. Rechne Leistungen aus 2026 möglichst noch im Dezember ab.
  5. Probiere das Ausstellen aus, bevor es Pflicht wird. Viele Kunden fragen schon jetzt nach XRechnung oder ZUGFeRD.

So hilft E-Rechnung-Studio

E-Rechnung-Studio ist eine kostenlose Open-Source-App für macOS, Windows und Linux. Sie erstellt XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931, prüft empfangene E-Rechnungen offline und zeigt sie lesbar an. Deine Daten bleiben auf deinem Gerät, ein Konto brauchst du nicht.

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Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Empfangen können müssen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 alle, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Maßgeblich ist jeweils, wann die Leistung ausgeführt wurde.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 19 UStG dürfen immer als Papier- oder PDF-Rechnung verschickt werden (§ 34a UStDV). Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem, und viele Geschäftskunden verlangen sie.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine reine PDF ist eine „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Bei ZUGFeRD steckt die strukturierte XML-Datei in einer PDF.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen an andere Unternehmen, wenn beide in Deutschland ansässig sind. Privatkunden bekommen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen.

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?

Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen immer als Papier- oder PDF-Rechnung verschickt werden (§ 33 UStDV), ebenso Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG). Aufzubewahren ist die strukturierte Datei, so wie sie verschickt oder empfangen wurde, nicht nur ein Ausdruck.

Quellen

Diese Seite erklärt die allgemeine Rechtslage und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob eine Ausnahme für dich gilt, hängt von deinem Einzelfall ab. Fehler gefunden? Schreib uns an kontakt@papierleicht.de.