XRechnung erstellen

Kurz gesagt

• XRechnung ist eine XML-Datei nach EN 16931 mit deutschen Zusatzregeln, aktuell in Version 3.0.
• Behörden verlangen sie meist, für Firmenkunden reicht oft auch ZUGFeRD.
• Zusätzlich Pflicht sind unter anderem Käuferreferenz oder Leitweg-ID, ein Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail und die Zahlungsangaben.
• Vor dem Versand prüfen: Eine XRechnung mit Fehlern weist das Portal ab.

Was eine XRechnung ist

Die europäische Norm EN 16931 legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und wie sie heißen, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer. XRechnung ergänzt die Norm um deutsche Regeln, die mit BR-DE beginnen. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Eine XRechnung gibt es in zwei Schreibweisen (Syntaxen): UBL und CII. Inhaltlich sind beide gleich. Welche du nimmst, entscheidet dein Empfänger. Anders als bei ZUGFeRD ist die Rechnung keine PDF, sondern nur die XML-Datei.

Wann du eine XRechnung brauchst

• Rechnungen an Behörden: Bund und Länder verlangen E-Rechnungen und nennen dafür in der Regel XRechnung. Du lädst sie im Rechnungsportal hoch oder schickst sie auf dem Weg, den die Behörde vorgibt.
• Rechnungen an Unternehmen: Ab 2027 und 2028 wird die E-Rechnung zur Pflicht (Fristen). Dafür reicht jedes Format nach EN 16931. XRechnung brauchst du nur, wenn der Kunde sie verlangt.

Was XRechnung zusätzlich verlangt

Neben den üblichen Rechnungsangaben prüft XRechnung einige Felder, die in einer PDF-Rechnung oft fehlen:

Schritt für Schritt mit E-Rechnung-Studio

1. Firmendaten einmal eintragen: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung und Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail.
2. Kunden anlegen: Anschrift und bei Behörden die Leitweg-ID. Die App setzt sie bei jeder Rechnung an diesen Kunden ein.
3. Rechnung schreiben: Positionen, Mengen, Preise und das Leistungsdatum. Die App rechnet Summen und Steuer.
4. Format wählen: „XRechnung 3.0 · UBL“ oder „XRechnung 3.0 · CII“, je nach Vorgabe des Empfängers.
5. Prüfen: Die App prüft gegen XML-Schema und Schematron-Regeln. Fehler stehen mit Regel-ID und verständlichem Hinweis beim betroffenen Feld.
6. Ausstellen und übermitteln: Die XML-Datei lädst du im Portal hoch oder verschickst sie per E-Mail. Die lesbare PDF bekommst du dazu.

Die App läuft dabei ohne Internet. Deine Rechnung verlässt dein Gerät erst, wenn du sie verschickst.

Die häufigsten Prüffehler

• BR-DE-15: Die Käuferreferenz fehlt. Frag beim Auftraggeber nach der Leitweg-ID oder Bestellnummer.
• BR-DE-2 bis BR-DE-7: Ansprechpartner, Telefon oder E-Mail fehlen.
• BR-CO-26: Weder USt-IdNr. noch Steuernummer angegeben.
• BR-CO-10 und andere Rechenregeln: Summen passen nicht zusammen, oft durch Rundung je Position. Ein Programm, das selbst rechnet, vermeidet das.
• Falsche Kennung der Version: Das Portal erkennt die Datei nicht als XRechnung 3.0. Selbst gebaute Vorlagen sind dafür anfällig.

Aufbewahren

Auch ausgestellte Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, und zwar als die XML-Datei, die du verschickt hast (§ 14b UStG). Eine PDF-Kopie allein reicht nicht. E-Rechnung-Studio legt die verschickte Datei unveränderlich zur Rechnung ab.

Häufige Fragen

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnung ist eine reine XML-Datei, die Programme ohne Abtippen verarbeiten können. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?

Ja. E-Rechnung-Studio erstellt XRechnung 3.0 in UBL und CII in der kostenlosen Community-Version, ohne Mengenlimit und ohne Konto. Die App ist Open Source und läuft auf macOS, Windows und Linux.

UBL oder CII: welche Syntax soll ich nehmen?

Beide sind gleichwertige XRechnungen. Maßgeblich ist, was dein Empfänger verlangt. Die Rechnungsportale des Bundes nehmen beide an. Fehlt eine Vorgabe, ist UBL eine gute Wahl.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist die Adresse einer öffentlichen Stelle für E-Rechnungen. Du bekommst sie vom Auftraggeber, meist mit der Bestellung. In der XRechnung steht sie im Feld Käuferreferenz (BT-10). Bei Rechnungen an Unternehmen trägst du dort die Referenz ein, die dein Kunde dir nennt.

Brauche ich für Firmenkunden eine XRechnung?

Nicht unbedingt. Zwischen Unternehmen zählt jedes Format nach EN 16931 als E-Rechnung, also auch ZUGFeRD ab dem Profil BASIC. XRechnung ist vor allem bei Behörden Pflicht. Manche Firmen verlangen sie trotzdem.

Ist eine PDF mit XRechnung-Daten auch eine XRechnung?

Eingereicht wird die XML-Datei. E-Rechnung-Studio legt zusätzlich eine lesbare PDF mit eingebetteter XML an, damit du und dein Kunde die Rechnung ohne Spezialprogramm lesen könnt. Für Behördenportale nimmst du die XML-Datei.

Quellen

• KoSIT: XRechnung: Standard, Versionen und Prüfwerkzeug
• E-Rechnung Bund: Rechnungsportale des Bundes und Leitweg-ID
• § 14 UStG: Begriff der E-Rechnung, EN 16931
• § 14b UStG: Aufbewahrung

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