Sicherung und Aufbewahrung

Die drei Sicherheitsstufen

Die App zeigt dir jederzeit, wie gut deine Daten gegen Verlust und nachträgliche Änderung abgesichert sind, und was sie dir an Handarbeit abnimmt. Jede Stufe baut auf der vorigen auf.

• Stufe 0, Community: Daten und Änderungsprotokoll liegen nur auf deinem Gerät. Für einen Ausfall sorgst du selbst vor, zum Beispiel mit der Datensicherung der App.
• Stufe 1, Community Support: Hilfe per E-Mail und Zugang zur Community mit Chat sowie Angebote & Gesuche. Deine Daten und dein Änderungsprotokoll liegen weiter nur auf deinem Gerät.
• Stufe 2, Plus: Dein Änderungsprotokoll wird täglich extern bestätigt, wenn sich etwas geändert hat. Die Nachweise bewahren wir elf Jahre für dich auf, und die App prüft das Protokoll täglich selbst. Deine Daten liegen weiter nur auf deinem Gerät.
• Stufe 3, Plus mit Backup-Zusatz: Zusätzlich liegen deine Daten verschlüsselt außer Haus und werden automatisch gesichert.

Die Stufe zeigt, was gerade wirklich läuft: Ist die Sicherung gebucht, aber nicht aktuell, bleibt die App auf Stufe 2. Findet die tägliche Prüfung ein Problem, zeigt sie Stufe 1, bis es geklärt ist. Die Stufen sagen nichts darüber aus, ob deine Buchführung ordnungsmäßig ist, und sind kein Zertifikat. Nachweise selbst prüfen

Was gesichert wird

Enthalten: Rechnungen und Angebote mit XML und PDF, Mahnungen, Kunden und Artikel, Eingangsrechnungen und Belegfotos im Originalformat, Zahlungen, Bankumsätze, Steuer- und DATEV-Angaben, Einstellungen sowie die Protokolle zu Versand, gelöschten Rechnungen und Sicherungen.

Nicht enthalten: Bank-PIN, E-Mail-Passwörter und deine Bankzugänge. Versendete E-Mails liegen in deinem Postfach, die App kennt nur das Versandprotokoll. Bewahre E-Mails, die Geschäftsbriefe sind, dort auf.

Ein Beleg darf bis zu 20 MB groß sein, ein Foto oder PDF zu einer Ausgabe bis zu 10 MB. Der Backup-Zusatz enthält bis zu 25 GB. Für die meisten reicht das über die gesamte Aufbewahrungszeit.

Wie oft und wie lange

1. Nach Änderungen sichert die App höchstens stündlich und beim Beenden. Es wird nur übertragen, was neu ist.
2. Jeder Beleg wird genau einmal gespeichert und danach nicht mehr überschrieben.
3. Ältere Stände bleiben gestaffelt erhalten: alle der letzten 48 Stunden, je einer pro Tag für einen Monat, je einer pro Monat für ein Jahr und je einer pro Jahr für elf Jahre.

So lässt sich auch ein Fehler zurückholen, der erst Monate später auffällt.

Wie die Daten geschützt sind

Die App verschlüsselt alles auf deinem Gerät mit AES-256, bevor es auf unsere Server in Deutschland geht. Der Wiederherstellungsschlüssel bleibt bei dir. Wir können deine Daten nicht lesen, aber auch keinen verlorenen Schlüssel ersetzen. Bewahre ihn deshalb ausgedruckt oder im Passwortmanager auf, getrennt von deinem Gerät.

Eine Löschung aller Sicherungen führen wir erst nach 14 Tagen aus und kündigen sie per E-Mail an, damit niemand deine Sicherungen unbemerkt entfernen kann. Aus den technischen Sicherungskopien des Dienstes verschwinden sie spätestens 30 Tage danach.

Prüfen und wiederherstellen

Unter Einstellungen → Konto & Abo prüfst du jede Version: Die App lädt alle Dateien, entschlüsselt sie und vergleicht sie mit ihren Prüfsummen. Dabei ändert sich nichts. Das Ergebnis steht im Protokoll. Prüfe die neueste Version mindestens einmal im Jahr.

Vor einer Wiederherstellung zeigt die App, was dadurch aus der App verschwinden würde, sichert den jetzigen Stand und prüft jede Datei. Jede Wiederherstellung wird im Protokoll festgehalten, und Rechnungsnummern werden danach nicht erneut vergeben.

Wenn der Backup-Zusatz endet

Deine Sicherungen bleiben 90 Tage abrufbar. Du kannst sie in dieser Zeit wiederherstellen oder als Datei speichern. Wir erinnern dich per E-Mail und löschen sie danach. Aus den technischen Sicherungskopien des Dienstes verschwinden sie spätestens 30 Tage später. Die Daten auf deinem Gerät bleiben unberührt.

Auch ohne Backup-Zusatz kannst du jederzeit eine vollständige Sicherungsdatei erstellen: Einstellungen → Allgemein → Datensicherung. Sie enthält alle Belege im Original und ist auch ohne die App lesbar.

Was bei dir bleibt

Eine Sicherung schützt vor Datenverlust. Sie ersetzt nicht die Aufbewahrung, und die Verantwortung dafür bleibt bei dir. Ob deine Buchführung ordnungsmäßig ist, hängt vom gesamten Vorgehen ab, nicht von einem einzelnen Programm. Ein Zertifikat, das eine Software pauschal „GoBD-konform“ macht, gibt es nicht.

1. Bewahre Belege acht Jahre und Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre auf (§ 147 AO), jeweils ab Ende des Kalenderjahres.
2. Lass deine Daten in der App. Sie müssen die ganze Frist über lesbar und auswertbar bleiben, auch nach einem Geräte- oder Programmwechsel.
3. Beschreibe dein Vorgehen in deiner Verfahrensdokumentation. Die App erstellt sie unter Einstellungen → Prüfung aus deinen Angaben. Für die Datensicherung kannst du auch den Baustein unten übernehmen.

Baustein für deine Verfahrensdokumentation

Passe den Text an dein Vorgehen an und ergänze, wo du den Schlüssel aufbewahrst und wer die Sicherung prüft.

Die Geschäftsdaten werden mit E-Rechnung-Studio lokal auf dem Arbeitsgerät geführt. Mit dem Backup-Zusatz von papierleicht werden Änderungen automatisch höchstens stündlich sowie beim Beenden der Anwendung gesichert. Die Daten werden auf dem Gerät mit AES-256 verschlüsselt und auf Servern in Deutschland gespeichert. Der Wiederherstellungsschlüssel wird außerhalb des Geräts aufbewahrt: [Ort].

Gesichert werden alle Rechnungen, Belege im Originalformat, Stammdaten, Zahlungen und Protokolle. Versionen bleiben gestaffelt bis zu elf Jahre erhalten. Die Wiederherstellbarkeit wird [mindestens jährlich] durch [Name] mit der Prüffunktion der Anwendung kontrolliert; das Ergebnis steht im Sicherungsprotokoll der Anwendung. Wiederherstellungen werden dort ebenfalls protokolliert.